As obrigações contábeis são uma dor de cabeça para as empresas no Brasil. Isso porque as obrigações acessórias são muitas e qualquer descuido pode acarretar em multas pesadas, que pesam no bolso da companhia. E muitos desses compromissos estão ligados ao eSocial, um sistema criado para coletar informações trabalhistas.

Esse é um campo bastante delicado, mas que precisa ser debatido. Afinal, é a saúde financeira da empresa que está em jogo. E se não existir esse cuidado, fatalmente haverão problemas fiscais, o que qualquer empresa quer evitar. E foi pensando nisso que a Sanare preparou para você esse artigo. Aqui iremos lhe falar sobre como evitar as principais multas do eSocial especificamente em SST (Saúde e Segurança do Trabalho).

O que é o eSocial?

Para começar, queremos lhe explicar o que é o eSocial e a sua importância para as empresas. Ele é um sistema criado para digitalizar, de maneira unificada, o envio das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias das empresas. Ou seja, a sua função é coletar, unificar, digitalizar e enviar informações dos trabalhadores ao Governo Federal. Sendo assim, a sua importância é gigantesca para qualquer companhia.

Aqui iremos nos dedicar a falar sobre as multas do eSocial em SST. Mas o que isso significa? Isso quer dizer que iremos nos dedicar a falar especificamente sobre como evitar as multas que podem ser aplicadas às empresas considerando os trabalhadores em saúde e segurança do trabalho. Vamos detalhar esse tema a seguir.

Compreenda o que é o eSocial em SST

O eSocial é um programa que já existe desde 2014. Ou seja, as empresas têm a obrigação de inserir os dados obrigatórios no sistema desde essa época. Mas havia uma lacuna no mesmo, que eram as informações sobre SST (saúde e segurança no trabalho). Isso significa que as atividades referentes a esse tópico não precisavam ser inseridas no sistema.

Mas não foi por displicência e sim por processos de implantação. O SST era a quarta e última implementação do sistema, que trazia obrigações acessórias à empresa. E isso foi feito no ano de 2022, já começando a exigir esses dados a partir de então, inclusive estabelecendo sanções (multas) às empresas que não cumprissem com a obrigação.

No entanto, as multas passaram a ser cobradas apenas em 2023. E já estão em vigor para quem não cumpriu com a obrigação. Salientamos, ainda, que o valor da sanção pode ser alto, variando de R$400,00 até R$181.284,63.

A aplicação das multas

As multas do eSocial em SST são aplicadas quando as determinações legais não são cumpridas. Mas uma dúvida comum é sobre quem tem a obrigação legal de aplicar a multa.

E a resposta para isso é que cabe ao Poder Público fazê-lo após constatar a irregularidade. Existe uma auditoria sobre os dados enviados e uma fiscalização das empresas, a fim de verificar a adequação destas às obrigações do sistema. E a partir de então a multa é aplicada, sendo o seu valor proporcional à irregularidade cometida.

Esclarecemos novamente que a aplicação das multas referentes aos dados do SST não era feita até 2022. Essas começaram a ser aplicadas no início de 2023 para as empresas que não se adequaram ao sistema, mesmo tendo tido muito tempo para tal. Já as multas referentes às demais obrigações já vinham sendo aplicadas normalmente.

Prestação de contas sobre saúde e segurança no trabalho

Não é de hoje que a legislação garante especial proteção ao trabalhador. Inclusive a CLT explicita isso ao defender o empregado face aos abusos cometidos pelo empregador. E essa proteção se consolida em sentido global, sendo essa tanto física quanto psíquica. Ou seja, o empregador tem a obrigação de garantir a saúde física e psíquica do empregado no ambiente de trabalho.

Sendo assim, o eSocial tem a função de coletar esses dados a fim de fazer com que a empresa assuma as suas responsabilidades nesse sentido. Assim, a companhia se reveste da obrigatoriedade de deixar claro qual o seu planejamento para garantir a saúde e a segurança dos trabalhadores. Salientamos, ainda, que a obrigação de inserir os dados no sistema alcança também as empresas optantes pelo Simples Nacional.

Trata-se sobretudo de uma prestação de contas imediata ao Poder Público sobre a forma como a empresa age para garantir que os trabalhadores estejam amparados em termos de SST. É uma obrigação que busca assegurar aos trabalhadores a garantia dos seus direitos.

Como evitar as multas?

Pois bem! Já sabendo do que se trata o eSocial em SST e as sanções previstas para quem não cumpre com as obrigações total ou parcialmente, esse é o momento de saber exatamente como evitar as multas. E a princípio já queremos esclarecer que para evitar as multas o que é necessário é cumprir com as obrigações impostas pelo sistema.

Procurar uma empresa especializada, para que um profissional qualificado faça o levantamento ambiental de sua empresa, identificando os riscos por meio do inventário de risco e plano de ação (PGR). Tudo começa com esse programa, seguido pelo PCMSO e LTCAT. 

Com tudo isso é possível gerar os dados corretos para que sejam enviados ao eSocial. Lembrando que não basta enviar os dados, é preciso que sejam enviados de maneira correta, pois um erro poderá, também, acarretar em multas e passivos trabalhistas para a empresa.

E a partir de 2022 foi liberada uma nova repartição no sistema, que é onde devem ser inseridos esses dados de saúde e segurança do trabalho. Uma obrigação acessória que não deve ser esquecida, pois assim não se incorrerá em sanções de multas.

O papel do Departamento de Recursos Humanos

É interessante esclarecer que por se tratar de dados referentes aos trabalhadores, o setor indicado para fazer esse trabalho é o Departamento de Recursos Humanos. Para isso é importante que os trabalhadores do setor estejam preparados para fazer a inserção no sistema. Também é interessante esclarecer que existem prazos para tal e por isso não é aconselhável deixar para depois, pois pode acontecer algum problema técnico e não conseguir fazê-lo nas últimas horas.

Fique bastante atento para não deixar que a falta de informações simples cause problemas à sua empresa. E para mais informações sobre saúde coletiva e políticas públicas, acompanhe as publicações da Sanare.